FAQ

Die ISO 19011 definiert den Begriff Audit als einen systematischen, unabhängigen und dokumentierten Prozess zum Erlangen von objektiven Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung.
Bei einem Audit durch die amerikanische Gesundheitsbehörde (FDA) werden Unternehmen überprüft, welche Produkte zugehörig der öffentlichen Gesundheit (Public Health) herstellen und in den USA vertreiben wollen. Dazu zählen Lebens- und Arzneimittel, medizinische Geräte, Kombinationsprodukte, aber auch Kosmetika und Tabakprodukte.
Je nach Audit wird die Einhaltung verschiedener Richtlinien wie bspw. der Qualitätsmanagementrichtlinie ISO 9001 als Bezugspunkt überprüft, um auf dieser Basis die Erfüllung der Auditkriterien sicherzustellen.

rantronik unterstützt Sie sehr gerne bei der Vorbereitung, während des Audits sowie bei der Nachbereitung.
 

Alle interessierten Parteien haben die Möglichkeit, eine Auditierung in ihren Beziehungen zur Überprüfung ihrer Handelspartner einzurichten.
Gesundheitsbehörden wie die Food & Drug Administration (FDA) sind für die Zulassung und das Inverkehrbringen von Waren in Ihren Verantwortungsbereich zuständig. Nur mit ihrer Zustimmung ist ein Inverkehrbringen in den dazugehörigen Markt erlaubt.
Für den US-amerikanischen Markt ist die FDA zuständig. Sie hat das Recht, weltweit Produktionsstätten von Gütern der öffentlichen Gesundheit zu inspizieren und zu überprüfen, sofern diese Güter in die USA exportiert werden sollen. Diese Inspektion  kann sowohl durch die FDA selbst als auch durch eine lokale Gesundheitsbehörde erfolgen.
 

Es gibt verschiedene Arten von FDA-Audits:

Audits zur Einführung: Zunächst ist ein Audit notwendig bevor ein Arzneimittel oder ein Medizinprodukt auf den Markt gebracht werden darf.

For-Cause-Audits: Diese Audits sind Inspektionen auf Basis von Verdachtsmomenten. Gründe hierfür können bspw. Beschwerden über das Unternehmen sein, auf deren Basis dieses Audit erfolgt. Diese meist unangekündigten Audits der Behörde dienen zur zeitnahen Prüfung der Verdachtsmomente und sollen das Risiko für die Patienten minimieren.

Routine-Audits: Die meisten Audits stellen routinemäßige Überprüfungen dar, die im Voraus angekündigt werden, damit genügend Zeit für die Vorbereitung bleibt.  
Wurden Sie über ein Audit informiert, sollten Sie Sich umgehend und vollständig auf die Überprüfung durch die Behörde vorbereiten. Gerne unterstützt Sie rantronik bei den Vorbereitungen und begleitet Sie durch den Inspektionsprozess, um einen optimalen Ablauf des Audits zu gewährleisten.  
 

Der Hintergrund eines Audits ist es, ein Unternehmen auf Basis der Geschäftsprozesse im Betrachtungsbereich dahingehend zu überprüfen, ob die gesetzlichen sowie die regulatorischen Anforderungen im GMP- und DIN-EN-ISO-Bereich eingehalten werden. Dies umfasst die Vorgaben zur Gewährleistung der Patientensicherheit sowie die Übereinstimmung mit den gesetzlichen Regelungen und Vorgaben.
Bei einem FDA Audit werden Methoden, Prozesse und Systeme des Unternehmens mithilfe der Quality System Inspection Technique (QSIT) und deren effizienter Einsatz bewertet.

Zu diesem Zweck werden die zugehörigen Prozesse geprüft und Mitarbeiter befragt sowie deren Aktivitäten beobachtet. Ein weiterer wesentlicher Teil der Audits stellt die Überprüfung von Unterlagen im Zusammenhang des Inspektionsumfangs dar. Dazu gehören unter anderem Vorgaben wie SOPs, Nachweisdokumente wie Trainingsnachweise und Kalibrierscheine.
 

Jedes Audit unterscheidet sich auf Basis der Auditkriterien und der Interaktion der am Audit teilhabenden Parteien. Für jedes Unternehmen und jedes Audit ergibt sich hierdurch eine einmalige Konstellation mit den dazugehörigen Anforderungen.
Grundsätzlich kann jedoch von folgender Liste allgemeiner Informationen ausgegangen werden, welche zu Beginn des Audits vorliegen sollten und auf Anfrage des Auditors zu ergänzen sind:
 

• Unternehmensüberblick (Historie, Standorte, Organigramm, Mitarbeiterzahl, vertriebene Produkte usw.)
• Karte und Flowcharts über den Produktionsstandort
• Struktur in den USA (Vertriebspartner, Großhändler etc.)
• Chargenliste aller Produkte, welche in die USA in Verkehr gebracht wurden inkl. möglicher zurückgewiesener Chargen
• SOP-Liste oder Auszug aus dem Qualitätsmanagementsystem (QMS), ggf. zusätzlich Schlüssel-SOPs
• Liste aller Abweichungen, OOS, Complaints, Change Controls und AQRs, die US-Produkte betreffen

Ein Routine-Audit wird in der Regel einige Wochen im Voraus angekündigt. Alle wesentlichen Dokumente sollten für die Inspektion zur Verfügung gestellt werden. Zu Beginn eines Audits erläutert der Auditor den Grund der Inspektion bevor ein Walk Through durch die Produktions- und Laborräume stattfindet. Prozessdokumente, Labordaten, Schulungsunterlagen und weitere Dokumente werden parallel einem Review unterzogen. Am Ende des Audits werden die Inspektionsergebnisse und die ggf. beobachten Defizite (Observations) mitgeteilt und im Nachgang in einem Audit-Bericht zusammengefasst.

rantronik begleitet Sie gerne, kompetent und sicher durch den kompletten Auditprozess: Von der Planung und Vorbereitung sowie während der Durchführung des Audits bis zur gegebenenfalls erforderlichen Abarbeitung der im Inspektionsbericht definierten Observations.
 

Werden bei einem FDA-Audit Defizite (Mängel) festgestellt, werden diese auf einem Formblatt dokumentiert. Dieses Formblatt trägt die FDA-Nummer 483, wodurch im allgemeinen Sprachgebrauch von einem 483er gesprochen wird. Auf dieses Formblatt hat das Unternehmen in der Regel 15 Werktage Zeit zu antworten. Werden die Mängel nicht beseitigt, erfolgt ein Produktionsverbot der betroffenen Produkte für den US-amerikanischen Markt.

Nach der Inspektion erstellt der Auditor einen Establishment Inspection Report, ein Betriebsabnahmeprotokoll. In der FACTS-Datenbank werden die Ergebnisse nach der Klassifizierung eingetragen und sind öffentlich einsehbar.
Bei wesentlichen Mängeln, erheblichen Abweichungen von den anwendbaren Richtlinien, wiederholten Verstößen oder unzureichender Risikominimierung bei den vom Unternehmen vorgeschlagenen Maßnahmen zur Mängelbeseitigung, verschickt die Behörde FDA einen öffentlichen Warning Letter.

Ein Warning Letter hat weitreichende Folgen. Meist impliziert er ein Importverbot der betroffenen Produkte in den US-amerikanischen Markt. Meist ist nach einem Warning Letter eine komplette Neuausrichtung eines Unternehmens erforderlich. Dies führt zu einem immensen Ressourcen- und Zeitaufwand.
Um dies zu vermeiden, ist eine effiziente Vorbereitung für ein Audit unumgänglich, wobei Sie rantronik sehr gerne kompetent unterstützt.
 

Der beste Tipp ist mit Sicherheit, stets in Übereinstimmung mit den geltenden Richtlinien zu handeln und ein konsequentes Qualitäts- und Risikomanagement zu betreiben, auch wenn kein Audit bevorsteht. Während des Audits sollte man sich immer konsequent an die Wahrheit halten, nachfragen, wenn etwas nicht verstanden wurde und rational argumentieren, ohne zu versuchen, den Inspektor zu überreden oder zu täuschen.

Es sollte immer auf schriftliche Dokumente verwiesen werden und Dokumente, welche vom Auditor kopiert werden, sollten auch selbst protokolliert werden. Die besprochenen Ergebnisse müssen unbedingt ernstgenommen und Mängel beseitigt werden, um dem Auditor zu bestätigen, dass ausgesprochene Bedenken ernstgenommen werden.

Durch ein Inspektionstraining kann der Blick für die wesentlichen Punkte bereits vorab geschult werden, sodass die Chancen, ein Audit ohne Findings zu bestehen, erheblich gesteigert werden. Bei Fragen rund um das Thema Audit steht rantronik auch Ihrem Unternehmen gerne zur Seite.
 

rantronik begleitet Unternehmen über den gesamten Inspektionszeitraum, der die Inspektionsvorbereitung, die Phase während des Audits und auch die Aktivitäten im Nachgang, wie zum Beispiel Follow-Up-Meetings, umfasst. Zu den Aufgaben der Audit-Vorbereitung gehören unter anderem die Erstellung von Storyboards, Trainingskatalogen und Risk-Assessments von Produktions-Equipment. Zudem stellen Personaltrainings und die Etablierung von Testplänen sowie Aktivtäten zu Data-Integrity Aufgaben dar, welche bereits vor dem Audit erledigt sein sollten.

Während des Audits unterstützen wir Ihr Unternehmen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf zwischen Ihnen und dem Auditor mit dem Ziel, keine Findings zu erreichen. Auch nach dem Audit berät Sie rantronik gerne weiter, um die Übereinstimmung der Prozesse mit den Regularien zu gewährleisten und somit eine hohe Produktqualität dauerhaft sicherzustellen.
 

Nach Ablauf der Übergangsfristen muss eine vollständige Umstellung der Kennzeichnung aller Medizinprodukte erfolgt sein, um diese weiterhin in der EU vertreiben zu dürfen.

rantronik erstellt Ihnen gerne auf Basis seiner umfassenden Erfahrungen eine Expertise und bietet Ihnen vollumfänglichen Support bei der Umsetzung der neuen MDR.

Der Geltungsbeginn der MDR ist ab Mai 2020 vorgesehen.

Es gibt jedoch gesonderte Regelungen für die verschiedenen Produktklassen zur MDR-Umsetzung.

Zu näheren Informationen dürfen Sie rantronik sehr gerne kontaktieren

Zur Übersicht der wichtigsten Änderungen bei Umstellung auf MDR verweisen wir gerne auf folgenden Link:

https://www.tuev-sued.de/produktpruefung/branchen/medizinprodukte/marktzulassung-und-zertifizierung/eu-marktzugang/mdr-eu-medizinprodukteverordnung

Hier sind mehrere Faktoren zu beachten:

Die anzuwendende Prüfnorm und die Code-Größe beeinflussen die Auswahl des entsprechenden Drucksystems. Dieses muss wiederum auf die zu bedruckende Oberfläche abgestimmt sein.

rantronik begleitet Sie gerne umfassend und erarbeitet gemeinsam mit Ihnen die passende Gesamtlösung.

Aufgrund unserer Erfahrung aus diversen Kooperationen im Bereich UDI begleiten wir auch Ihr Unternehmen zielgerichtet bei der Umsetzung der erforderlichen UDI-Maßnahmen. Im Fokus steht hierbei nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Fristen, sondern eine kontinuierliche Anpassung des gesamten Prozesses. Zunächst erstellen wir einen individuellen Projektplan mit allen notwendigen Schritten. Auf Wunsch berät Sie rantronik zu Fragen hinsichtlich der Anpassungen bestehender Anlagen- und Beschriftungssysteme, Umstellung der Soft- und Hardware, Systemintegration, Datenmanagement und Logistik.

Verschiedene Drucksysteme wie z. B. eine Laserbeschriftung, Thermo-Transfer- oder InkJet-Bedruckung finden bei einem UDI-Aufdruck Anwendung.

Für die korrekte Auswahl des Drucksystems ist eine Analyse mit diversen Print-Tests erforderlich.

Anhand einer Analyse durch rantronik lässt sich feststellen, ob die technische Performance der bestehenden Anlage für die UDI-Umstellung unter Einhaltung der gültigen CE-Vorschriften und der aktuellen Maschinenrichtlinien gegeben ist. In diese Analyse fließt selbstverständlich auch die wirtschaftliche Betrachtung der Investition in die umzustellende Anlage mit ein. Der ausführliche Analyse-Report bildet dann die Grundlage für die Entscheidung zur Umstellung der bestehenden Anlage oder die Beschaffung einer neuen Anlage.

In diesem Fall kann durch materielle Veränderung der jeweiligen Oberfläche (Substrat), durch Aufbringen spezieller Sonder-Etiketten oder durch eine Änderung der Bedruckungstechnologie den UDI-Anforderungen entsprochen werden.

Bei der Auswahl der Prüfnorm ist entscheidend, ob der 2D-Matrix-Code direkt auf das Produkt aufgedruckt wird, oder ob dieses z. B. mittels Etikett auf die Sekundär-Verpackung aufgebracht wird.

Diese Prüfnormen finden meist Anwendung:
ISO/IEC TR 29158:2011 DPM (Direct-Part-Mark)
ISO/IEC 15415:2011

Jeder 2D-Matrix-Code muss bei Auslieferung des Produktes ein bestimmtes Grading aufweisen, welches sich mit speziellen normgerechten Prüfgeräten verifizieren lässt.

rantronik verfügt über umfassende Expertise und kann mit eigenen Prüfgeräten bei Verifizierungsprozessen unterstützen.

Es gibt einige Anbieter für normgerechte Prüfgeräte für Inline- und Offline-Kontrollen; allerdings sollte bei der Auswahl beachtet werden, welcher Prüfumfang (Häufigkeit der Prüfung und Art der Prüfung laut Prüfnorm) für das jeweilige Produkt erforderlich ist.

Um einen stabilen Kennzeichnungsprozess zu gewährleisten, ist die Durchführung von regelmäßigen und stichprobenartigen Prüfungen (IPC’s) erforderlich.

rantronik definiert gemeinsam mit Ihnen die nötigen Prüfprozesse und Arbeitsabläufe, erstellt alle benötigten Unterlagen und unterstützt bei der Schulung des Personals.

Die Anforderung der FDA bedeuten, dass jedes einzelne Produkt bei Auslieferung gemäß erforderlicher UDI-Qualität gekennzeichnet wurde.

Der Umfang der Qualitätskontrollen sollte risikobasiert festgelegt werden und orientiert sich an den allgemein gültigen Standards sowie an den spezifischen Gegebenheiten des jeweiligen Beschriftungsprozesses.

Serialisierung bezeichnet die eindeutige Zuordnung einer individuellen Identifikationsnummer zu jeder einzelnen Verpackung, die maschinenlesbar aufgedruckt wird. Mit der Richtlinie 2011/62/EU hat die EU einen Maßnahmenkatalog veröffentlicht, der Pharmahersteller dazu verpflichtet, bestimmte Kennzeichnungen an Verpackungen anzubringen, um Medikamente gegen Manipulationen und Fälschungen zu sichern. Der hauptsächlich genutzte 2D-Strichcode nach GS1-Standard enthält bestimmte Daten wie zum Beispiel die Produktkennung oder das Ablaufdatum. In Verbindung mit der Datenspeicherung in nationalen und europäischen Datenbanksystemen ermöglicht dieser Code eine Sicherheitsprüfung auf allen Stufen der Lieferkette.

Seit dem 9. Februar 2019 dürfen in der EU verschreibungspflichtige Medikamente ausschließlich mit einer eindeutigen Seriennummer vertrieben werden.

Serialisierung dient vor allem der Gewährleistung der Sicherheit von Patienten und Mitarbeitern im Gesundheitswesen durch den Schutz vor Medikamentenfälschungen.
Des Weiteren schützt die Serialisierung den Medikamentenhersteller vor Produktpiraterie.
Zusätzlich werden etliche Geschäftsprozesse in Produktion, Logistik und Rechnungslegung vereinfacht und transparenter dargestellt.

Um den Anforderungen aus der EU-Richtline 2011/62/EU gerecht zu werden, sind meist eine Vielzahl von Prozessänderungen und Investitionen notwendig. Für jede einzelne Verkaufseinheit muss eine individuelle Seriennummer eingeholt, der Code angebracht und die Informationen in die entsprechenden Datenbanken hochgeladen werden. Dies kann Anpassungen von Anlagen- und Steuerungssystemen, dem Verpackungsmaterial, der Druck- oder Lasertechnik, im Bereich Personal, IT-Architektur, Qualitätsmanagement und weiteren Bereichen zur Folge haben.

Wie bei jedem Projekt erfolgt zunächst eine Projektplanung inklusive der Festlegung der Projektverantwortlichen und -ziele. Daraufhin sollten Codes und Genehmigungen bei den entsprechenden Behörden eingeholt werden. In den meisten Fällen müssen nun Investitionen in Soft- und Hardware, Anlagen- und Steuerungssysteme getätigt sowie Anpassungen von Prozessen in Produktion und Verpackungstechnik vorgenommen werden. Nicht zu vernachlässigen ist an dieser Stelle die Implementierung eines IT-Systems zum kontinuierlichen Datenmanagement. Schließlich müssen die Veränderungen an der Verpackung bezüglich des Aufdrucks und des Manipulationsschutzes vorgenommen und Mitarbeiter in den geänderten Abläufen geschult werden.

rantronik ist ihr kompetenter Partner in Fragen zur Serialisierung und berät zu Fragestellungen wie zum Beispiel dem Einholen der Codes und Genehmigungen sowie dem Austausch mit den entsprechenden Behörden, der Freigabe des Drucklayouts oder dem Vorgehen bei Gutachten und Beurteilungen. Gemeinsam mit Ihnen führen wir eine Bestandsaufnahme Ihrer vorhandenen Ressourcen durch und planen die notwendigen Anpassungen in den Bereichen Produktion und IT. Gerne stehen wir Ihnen auch bei Fragen bezüglich der Aufbereitung und Pflege der entsprechenden Daten sowie deren Upload im EU-Hub zur Verfügung.

Sowohl die individuelle Seriennummer als auch der Produktcode, die Chargenbezeichnung, die nationale Kostenerstattungs- bzw. Identifizierungsnummer und das Verfallsdatum müssen durch den Code in maschinenlesbarer Form sowie in Klarschrift abgebildet werden.

Je nach Eigenschaft des Verpackungsmaterials, dem Kontrast zwischen Druck und Verpackungsoberfläche, der Produktionsgeschwindigkeit oder der Abriebfestigkeit der Codierung, kommen verschiedene direkte Beschriftungssysteme wie Tintenstrahldrucker, Laserbeschrifter oder vorbedruckte Haftetiketten in Frage. Zur optimalen Lösung für Ihr Serialisierungsprojekt steht Ihnen rantronik gerne beratend zur Seite.

Zunächst erfolgt eine Analyse zur technischen Performance der bereits existierenden Anlage. Erforderliche Änderungen, Umbauten oder Anpassungen werden unter Betrachtung des Einflusses auf die EU-Vorschriften und den Vorgaben aus den Maschinenrichtlinien aufgelistet. Dadurch lassen sich im Vergleich die Kosten der erforderlichen Maßnahmen in die existierende Anlage gegenüber der Investition einer neuen Anlage darstellen. Dies dient dann als Basis für eine konkrete Entscheidung in Ihrem Unternehmen.

Eine bestimmte Prüfnorm ist in der Direktive nicht ausdrücklich vorgeschrieben, sodass die Möglichkeiten der Prüfnorm von GS1 über PPN, Faltschachtelverleimung, Void-Siegel und Tamper-Evidence-Etikettierung reichen sollten. Die verwendeten Codes stellen  ein- oder zwei-dimensionale Codestrukturen (1D- / 2D-Codes) oder der häufig verwendete Data Matrix ECC200 Codes dar.

Die Druckqualität muss mindestens ein Grading von 1,5 gemäß dem Standard ISO/IEC 15415:2011 und damit Grading C erreichen.

Um eine gleichbleibend hohe erforderliche Qualität des Drucks zu gewährleisten, sind regelmäßige und stichprobenartige Prüfungen (IPC’s) erforderlich. rantronik kann Sie dabei unterstützen, die nötigen Prüfprozesse und Arbeitsabläufe zu definieren, Unterlagen zu erstellen, Ihr Personal zu schulen oder die passenden normgerechten Prüfgeräte für Inline- und Offline-Kontrollen zu finden. rantronik selbst verfügt über Code-Lese- und Verifizierungs-Equipment.

Die EU-Fälschungsrichtlinie sieht vor, dass jedes einzelne Produkt bzw. jede einzelne Verpackung geprüft werden muss. Dementsprechend handelt es sich hier um eine Vollkontrolle.